Kunt u snel zien wat uw winstmarges zijn? Waar kunt u 'schuiven'?
Ik wil een arrangement aanbieden, maar wat is de beste prijs?
Vul het aantal gasten en de tijden in, en Party-Calc ...
Hoofdscherm
In het hoofdscherm worden de algemene gegevens ingevuld van het event. Zoals het aantal gasten en de start- en eindtijd. U kunt hier kiezen voor klantmodus of volledige modus, en indien nodig een 'arrangement' instelling kiezen. Wanneer u moet cateren op een bestaande locatie, en die locatie verwacht van u een commisie om catering te mogen leveren, dan kunt u dat ook in het hoofdscherm opgeven.
Personeel
In het personeel scherm kunt u handmatig het benodigde personeel invoeren voor het evenement, maar u kunt het ook geheel automatisch laten uitrekenen voor u. Ideaal wanneer u werkt met een salesteam, en niet altijd alles kunt controleren. De personeelskosten worden uiteraard doorberekend in het budget van uw klant en bij uw marge berekeningen.
F&B - Food en Beverage
In het Food & Beverage scherm staan uw F&B producten. In dit scherm ziet u duidelijk wat de kosten zijn voor de klant, en voor u. Per produktgroep worden totalen getoond. Er zijn speciale voorzieningen aanwezig om uitkoop-drank, of stelpost drank uit te rekenen aan de hand van het aantal gasten en tijden. En zoals altijd, alles is handmatig, of automatisch aan te passen. Bij het invullen van het aantal gasten wijzigen de budgetten automatisch mee.
Materialen
In het materiaal scherm staan al uw non-food produkten. Hier kunt u de facilitaire produkten zoals bijvoorbeeld tafels, stoelen en decoratie in plaatsen. Maar ook locatie- of feesttent huur, entertainment, licht en geluid, en wat u maar kunt verzinnen. Materialen kunnen ingesteld worden op een X aantal gasten. Zo zal er voor 6 gasten, 1 tafel, maar wel 6 stoelen berekend kunnen worden.
Prijs overzicht (voor Klant)
Het prijsoverzicht toont een duidelijk overzicht naar de klant. Hier staan alle verkoopbedragen per produktgroep, zodat de klant een duidelijk beeld heeft over de kosten van het event. De totaalbedragen worden exclusief- en inclusief BTW getoond en er wordt een prijs per persoon getoond. Dit overzicht is direct te printen, of te kopieren naar uw bestaande documenten. Alle titels en produktnamen zijn door uzelf in te stellen in de bijbehorende schermen. Zo kunt u dit overzicht geheel naar uw idee aanpassen.
Intern overzicht (Sales afdeling)
Het intern kostenoverzicht toont een duidelijk overzicht voor uw sales-afdeling. Verkoopbedragen per produktgroep, de inkoopbedragen, eventueel te betalen commisies aan derden, en de behaalde winstmarges. Maakt een onderdeel verlies, dan wordt dat in rood gemarkeerd. Zo kunt u snel een inschatting maken, waar u kunt 'schuiven' met bedragen. U kunt bijvoorbeeld een geluidset gratis aanbieden, maar deze kosten weer doorberekenen door uw buffetprijs iets te verhogen. Belangrijk is wat u 'onder aan de lijn' uiteindelijk verdient.
In dit scherm vindt u ook een arrangement module. Een handige tool om een entreeprijs te kunnen uitrekenen voor het evenement.
Samenvatting
Maak snel een werk-instructie voor uw personeel.
Alle gegevens die van belang zijn voor uw personeel zullen uitgeprint worden. Op dit instructie document staat:
Algemene informatie van het event, zoals locatie en aantal gasten. - De start- en eindtijden van het personeel. - Het benodigd materiaal zoals in de offerte is opgemaakt. - De gevraagde Food & Beverage produkten. - Zelf toegevoegde instructies.
Facturatie
In het facturatiescherm kunt u eenvoudig overzicht houden over alle facturen die bij het event-project horen. Zowel de inkomende- als de uitgaande facturen zijn in dit eenvoudig overzicht te noteren. Zo houdt u en uw salesteam perfect bij wat de klant al heeft betaald, en welke facturen nog binnen moeten komen.