Werk procedure - Offerte voor de klant maken

Voor de standaard werk procedure gaan wij uit van:

• Er is een map/directory op uw server waar in alle basis offertes staan.
  Bijvoorbeeld: /uw-server/basisoffertes/..
  Wij noemen dit de "basisofferte-map".
• Elke klant OF elk Event krijgt een eigen unieke map op uw server. Zo kunt u alle documenten voor dat project op 1 plaats bewaren.
  Bijvoorbeeld: /uw-server/klantnaam/Event-nummer/..
  Of bijvoorbeeld: /uw-server/klantnaam/Event-datum/..
  Wij noemen dit de "klantmap" of "eventmap". 
• U heeft, bijvoorbeeld in Word, een offerte-brief naar uw klant gemaakt, met daarin foto's en teksten van uw producten die de klant wenst.

 

Stap 1 - Het openen van de basis offerte.

In de basis offerte staan al uw ingevoerde prijzen en instellingen. Lees ook: De procedure om een basis offerte te maken. U kunt meerdere basis-offertes opmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een basis-offerte maken voor een themafeest, een catering op locatie, een bruiloft, enzovoorts...

• Ga naar de basis-offertemap
• Open de gewenste basis offerte. U kunt een basis offerte alleen als 'alleen-lezen' bestand openen. 
• We slaan het geopend bestand nu op in de klantmap. Gebruik de knop <Opslaan> in het hoofdscherm.
• Bij de vraag "Opslaan?", klik op ja.
• Er opent een scherm "Opslaan als..." om het bestand op te slaan.
• Ga naar uw klantmap of eventmap. Wanneer deze nog niet bestaat, kunt u <Nieuwe map> klikken om een nieuwe map aan te maken.
• Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld: Klantnaam+datum 

U heeft nu een schrijfbaar bestand, speciaal voor uw project.

Stap 2 - Invoeren gegevens van het event

Vul de tijden en algemene gegevens in van het event.

• Ga naar het hoofdscherm. (Zie ook de uitgebreide uitleg van het hoofdscherm.)
• Vul de algemene gegevens in bij het gele vlak. De grijze vlakken zullen ongewijzigd blijven.
• U heeft een keuze bij "Soort berekening".
  Meestal zal dat "Kostenbegroting" zijn voor een offerte opmaak.
  Arrangementberekening kan ook als de offerte een arrangement is. (Alle BTW is laag tarief!)
  De andere keuzen zijn gelijk aan "Kostenbegroting". De keuze die u hier maakt is dan voor uw referentie.
  
  

Stap 3 - Personeel aanpassen?

In de basis offerte zullen de personeels gegevens meestal al volledig ingevuld zijn, en zijn er geen aanpassingen nodig.
Echter, elk evenement is uniek, dus u kunt eventueel benodigde personeels aanpassingen maken in het scherm <personeel>.

Stap 4 - Materiaal scherm - De klantwensen invoeren

Ga naar het materiaal scherm. (Zie ook de uitgebreide uitleg van dit scherm.)
Zet de producten die de klant wenst op "Ja". Producten die op "Ja" staan worden berekend in de offerte, producten die op "Nee" staan, zullen niet worden berekend.

Stap 5 - Food & Beverage - De klantwensen invoeren

Ga naar het F&B scherm. (Zie ook de uitgebreide uitleg van dit scherm.)
Zet de producten die de klant wenst op "Ja". Producten die op "Ja" staan worden berekend in de offerte, producten die op "Nee" staan, zullen niet worden berekend.

Stap 6 - Controleer uw prijzen en winstmarges

Ga naar het scherm <Intern overzicht> en controleer of alle prijzen en winstmarges in uw verwachting liggen. Of moeten er aanpassingen gemaakt worden bij één of meerdere producten?

Stap 7 - Prijsoverzicht voor uw klant 

Ga naar het scherm <Prijs-overzicht> en klik op de knop "Overzicht -> Clipboard".
Open uw offertebrief en ga met de cursor naar de plaats waar u het overzicht wenst te zien.
Gebruik "plakken" of de toetscombinatie [Ctrl]+[V].
Het schema wordt nu geplaatst in uw offertebrief. 

• Vorige