Hoofdscherm

 

In het hoofdscherm worden de algemene gegevens ingevuld van het event. Zoals het aantal gasten en de start- en eindtijd.

 

Klant modus / Volledige modus

Hier kunt u uit twee weergaven kiezen. Dit is vooral handig wanneer u samen met uw klant het evenement gaat bespreken. U kunt Party-Calc op uw laptop plaatsen¹en in de 'klant modus'  samen met de klant uw mogelijkheden bespreken. Wanneer de klant bepaalde proucten of wensen heeft, dan ziet uw klant direct wat dat voor gevolgen heeft in het budget. En is uw klant weer afwezig, dan kiest u voor de 'volledige modus' om het complete overzicht te kunnen bekijken.

Volledig modus - Alle gegevens worden getoond. Dus ook de inkoopprijzen, uw marges en dergelijke. Deze modus is bestemd voor intern gebruik door uzelf of uw sales afdeling.
Klant modus - Alleen de gegevens die voor de klant noodzakelijk zijn worden getoond. Dus wel de verkoopprijzen en het uiteindelijk te betalen bedrag door de klant, maar niet de inkoopprijzen, de marges, het interne sales overzicht en andere cruciale items die een klant niet hoeft te zien.

Soort berekening

Party-Calc kan 2 soorten berekeningen maken. De 'normale' manier, waarbij alle bedragen volledig uitgeplitst zullen worden in de verschillende BTW tarieven (Hoog - Laag - Geen). Of de 'arrangementen' manier, waarbij alle BTW via het lage tarief berekend zal worden. In het scherm "Intern overzicht' vindt u een extra arrangement-module om gemakkelijk de beste entreeprijs uit te rekenen van een arrangement. Bijvoorbeeld wanneer u op locatie een dinershow organiseert.
In alle overzichten, welke van toepassing zijn voor uw klant, worden de bedragen exclusief, en inclusief BTW getoond.

Arrangement berekening - Alle BTW wordt met het lage tarief berekend.
Kostenbegroting - Alle BTW wordt uitgesplitst naar de tarieven die bij het product horen.
Eindafrekening / Factuurspecificatie / Offerte - zijn extra teksten die gebruikt kunnen worden in het budget-overzicht naar de klant. De werking is exact hetzelfde als bij 'kostenbegroting'.

Partydatum

De datum van uitvoering van het evenement.

Interne referentiecode

Indien u intern een referentiesysteem gebruikt, dan kunt u de interne referentie hier noteren.

Locatie

De locatie waar het evenement zal plaatsvinden. Dit kan een externe locatie zijn, maar het kan bijvoorbeeld ook een zaal omschrijving zijn.

Tijden

De tijden zijn een cruciaal onderdeel van Party-Calc. Afhankelijk van de tijden zal Party-Calc drank-arrangementen kunnen uitrekenen, maar ook de personeelskosten. Alle gekozen personeel zal in ieder geval worden doorberekend tijdens de tijden dat het event voor de gasten operationeel is. Maar in aanvulling kunt u ook de voorbereidings- en opruimtijden ingeven.

Een uitzondering hierop is het logistiek personeel die een event opbouwen, en na afloop weer afbreken. Deze medewerkers zijn normaal gesproken niet aanwezig tijdens het event. Voor deze medewerkers zullen alleen de opbouw- en afbouw tijden doorberekend worden.

Aanvang evenement - De start wanneer de gasten arriveren en gebruik gaan maken van de geboden diensten.
Einde evenement - Het einde van het event, wanneer de gasten huiswaarts keren.

Aantal uur benodigd VOOR aanvang evenement
Voor de verschillende personeelsgroepen kunt u hier opgeven wat de voorbereidingstijd zal zijn, voordat de gasten arriveren. Dus voor het klaarzetten van alle spullen, het dekken van de tafels, het klaarzetten van tafels en stoelen.

Aantal uur benodigd NA het einde van het evenement
Voor de verschillende personeelsgroepen kunt u hier opgeven hoeveel tijd er nodig zal zijn voor het opruimen, nadat de gasten vertrokken zijn.

Reistijd

Indien van toepassing kunt u hier ingeven wat de reistijd zal zijn om vanaf uw bedrijf naar de locatie te gaan. Deze tijd zal worden doorberekend in de personeelskosten voor elke medewerker. Ook het aantal kilometers vult u hier in. Daarmee zullen de transportkosten worden berekend met de hieronderstaande gegevens.

De ingevulde gegevens zijn op basis van enkele reis!
Er is een controle ingebouwd om fouten te voorkomen. U kunt bijvoorbeeld geen 300 kilometer rijden in 1 uur.

Opslaan en Afsluiten knoppen

Met deze knoppen kunt u uw ingevulde gegevens bewaren op uw server of harde schijf.

<Opslaan> - Uw werk opslaan op de schijf, en weer verder werken.
<Opslaan en Afsluiten> - Uw werk opslaan op de schijf, en het programma afsluiten.
<Afsluiten zonder opslaan> - Uw werk NIET opslaan, en het programma verlaten.

Er wordt eerst gevraagd of u zeker bent dat u uw keuze echt wil uitvoeren. Indien u dan voor <Nee> kiest gebeurt er niets en komt u terug in het Hoofdscherm.

<Opslaan als BASIS> - Uw ingevulde gegevens opslaan als een basis offerte.
De gegevens in Party-Calc worden opgeslagen als een "Alleen Lezen" bestand. Indien u later dit Party-Calc bestand opent, dan krijgt u de waarschuwing dat het een alleen lezen bestand is.
U kiest bij een nieuwe offerte dan altijd voor <Ja>. U bent daarna verplicht om wijzigingen (voor uw nieuwe offerte) op te slaan met een nieuwe naam.
Mocht u wijzigingen willen maken in een basis-bestand, dan kiest u voor <Nee> bij de vraag "Als alleen-lezen bestand openen?"

Elke nieuwe offerte voor een klant, begint vanuit een BASIS bestand. Daarin staan al uw produkten en prijzen zoals u dat als standaard heeft ingesteld. Meer informatie vind u bij [Werkwijze].
U kunt meerdere BASIS bestanden maken. Dit is handig wanneer u diverse standaard offertes wenst.

 

De onderstaande gegevens zult u slechts 1x invoeren en zullen dan voor elke volgende offerte gelden.

Transportkosten

Het kan zijn dat u met een starttarief werkt, of dat u per verreden kilometer zal declareren. Aan de hand van de hier ingevulde gegevens zullen de uiteindelijke transportkosten berekend worden.

Start tarief*- Dit mag ook nul zijn (geen starttarief). Wanneer u wel een starttarief hanteert, dan zal deze altijd in rekening worden gebracht indien u kiest voor transportkosten in het scherm 'Materialen'.
Vrije KM* - In het starttarief zit vaak een X aantal vrije kilometers berekend. Wanneer u geen gebruik maakt van een X aantal vrije kilometers, dan vult u hier gewoon nul in.
Per extra KM*- Het bedrag wat u aan de klant berekend per kilometer. Pas na overschrijding van het aantal vrije kilometers zullen de extra kilometers berekend worden.

Let op! Er worden alleen transportkosten berekend wanneer u daar voor kiest in het scherm "Materialen". De keuze transportkosten moet op "JA" staan.

BTW Tarief

Aangezien de BTW tarieven de laatste jaren onderhevig zijn aan veranderingen hebben wij er voor gekozen dat de BTW tarieven aanpasbaar zijn. Zo kunt u zelf eenvoudig de BTW tarieven aanpassen, en hoeft u niet te wachten op een aanpassing van de software.

De waarden spreken voor zich. BTW Hoog tarief, en BTW laag tarief. Beide ingevuld als procenten.
Let op: Deze waarden worden door in het gehele programma gebruikt! Dus een onjuiste invulling zal resulteren in onjuist berekende bedragen zoals exclusief BTW, en inclusief BTW bedragen.

Indien gewenst kunnen wij deze waarden blokkeren zodat het niet meer overschrijfbaar is. Maar dan moet u bij een tariefwijziging uw bestand naar ons toesturen om de wijziging te maken. Daar staat dan een uurtarief tegenover.

Inkoop berekenen

U zult niet van elk gerecht (food) of drankje (beverage) de exacte inkoopprijs weten. Om toch een goede indicatie te krijgen van uw inkoopkosten wordt er, wanneer u bij een product geen inkoopprijs opgeeft, gewerkt met 'vuistregels'. Zo is het een algemeen gegeven dat de verkoopprijs van food producten vaak 3x de inkoopkosten zullen zijn. Hetzelfde geldt voor drank. U zult niet exact weten wat elk glaasje drinken aan inkoop heeft gekost, maar een winstmarge van 40% is niet ongewoon.

Om het geheel zo goed mogelijk uit te rekenen volgens uw bedrijfspolitiek, kunt u hier zelf ingeven wat uw 'vuistregels' zijn voor de bepaling van de verkoopprijs.

De formule is: Verkoopprijs (min) xx% = De inkoopprijs
Bijvoorbeeld als u 66% invult: Verkoopprijs is € 10,00.
Uw marge: 66% van € 10,00 = € 6,60
Geschatte inkoopprijs is: € 10,00 - € 6,60 = € 3,60

Food* - Vul in procenten in, wat uw winstmarge is over de verkoopprijs van etenswaren en gerechten.
Beverage* - Vul in procenten in, wat uw winstmarge is over de verkoopprijs van drank.

Opmerking: Het automatisch uitrekenen van de inkoopprijs van Food & Beverage producten gebeurt alleen, wanneer u van het product geen inkoopprijs invoert.

Commisie aan locatie

Heel soms gebeurt het, dat een locatie waar u de catering verzorgt, een commisie vraagt van de omzet. Immers, 'hun' keuken en/of bar omzet is anders nul wanneer u de F&B levert. Indien u dergelijk afspraken heeft met een locatie, dan kunt u hier ingevoeren wat de afgesproken commisies zijn. Dit heeft direct invloed op uw winstmarge van het hele event!

De gebruikte formule is: Verkoopprijs (min) Inkoopprijs (min) de commisie = Uw bruto winstmarge.
De percentage die u hier invoert is de commisie over de verkoopprijs!

Commisie Food* - Vul in procenten in, wat u aan commisie moet betalen aan de locatie. De commisie bedraagt xx% van de verkoopprijs van alle verkochte food produkten.
Commisie Beverage* - Vul in procenten in, wat u aan commisie moet betalen aan de locatie. De commisie bedraagt xx% van de verkoopprijs van alle verkochte drank.

 

¹ - mits de laptop is voorzien van MicroSoft Excel 2007 of hoger.
(*) Deze gegevens zult u meestal slechts 1x invoeren en zullen dan voor elke volgende offerte gelden. Uiteraard kunt u de gegevens nog steeds voor elk project aanpassen naar uw wens.

• Volgende